Sichere Aufbewahrung Ihrer E-Mails
E-Mail-Archivierung für Geschäftskunden
Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Absprachen: Ein Großteil Ihrer geschäftlichen Kommunikation läuft über E-Mail. Meist liegen diese Nachrichten nur im Postfach des einzelnen Mitarbeiters. Ein Archiv legt sie an einem zentralen Ort ab, unverändert und über Jahre abrufbar.
Warum ein Postfach kein Archiv ist
Was passiert mit den E-Mails, wenn ein Mitarbeiter geht und seine Adresse gelöscht wird? Und viele Anbieter begrenzen die Postfachgröße: Ist das Limit erreicht, werden alte Nachrichten gelöscht. Ein Archiv kopiert jede ein- und ausgehende E-Mail beim Empfang oder Versand. Was danach im Postfach passiert, spielt keine Rolle mehr.
Was das Gesetz verlangt
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe müssen aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO), in der Regel sechs Jahre ab Schluss des Kalenderjahres. Enthält eine E-Mail ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Reklamation, fällt sie darunter. Welche Ihrer E-Mails im Einzelnen betroffen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was dazugehört
- Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Ablage unabhängig vom Postfach
- Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen, nach DSGVO
- Wiederfinden einzelner Nachrichten über eine Suche
- Einrichtung und Betrieb durch uns
Für wen
Für jedes Unternehmen, das per E-Mail Angebote verschickt, Aufträge annimmt oder Rechnungen empfängt. Das Backup sichert Ihre Dateien und Server, das Archiv Ihre Korrespondenz.
Im Erstgespräch klären wir, wo Ihre E-Mails heute liegen und was archiviert werden soll. Termin in Hamburg-Harburg oder online.
Passend dazu: Backup und Datensicherung · Managed Service · Alle Leistungen
Lassen Sie uns sprechen
Welche Bausteine
brauchen Sie wirklich?
Das klären wir am besten im Gespräch – kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Termin in Hamburg oder online
Termin in Hamburg oder online